Free Essay

Management Information System

In: Computers and Technology

Submitted By mohdazlin
Words 3497
Pages 14
Isi Kandungan Mukasurat

1.0 Pengenalan 3
2.0 Masalah-Masalah Yang Mungkin Akan Dihadapi 5 Oleh DCB Tanpa Menggunakan MIS.
3.0 Proses/Carta Alir Baru Untuk Penjejakan Buku-Buku 7
Oleh DCB Menggunakan MIS.
4.0 Gambarajah Carta Aliran untuk MIS bagi syarikat DCB. 11
5.0 Perbincangan Berkaitan Perancangan Strategik Sistem Maklumat (IS) 12 Bagi MIS Tersebut 5.1 Lima komponen yang diperlukan oleh DCB untuk 12 Perancangan Strategik Sistem Maklumat. 5.2 Ketersediaan infrastruktur IT bagi menyokong 15 halatuju, pengurusan DCB dan pelaksanaan MIS.
5.3 Sistem Infomasi Untuk Menyokong Pengurusan 16 Taktikal Dan Perancangan Strategik Sistem Maklumat.
Kesimpulan 17

Rujukan 18

Rajah Mukasurat
Rajah 1: Proses/Carta Alir Baru Untuk Penjejakan 10 Buku-Buku Oleh DCB Menggunakan MIS.
Rajah 2: Carta Aliran untuk MIS bagi syarikat DCB. 11
Rajah 3 : Senibina infrasturktur IT dan hubungkait di antara 12 syarikat, objektif syarikat dan perkakasan.

1.0 Pengenalan Sistem Pengurusan Maklumat (MIS) adalah sistem yang dibangunkan untuk membekalkan maklumat untuk membantu pengurus dalam menjalan pelbagai aktiviti harian. Ini membolehkan proses perancangan, kawalan dan pemantauan dilakukan dengan lebih cekap dan lancar, Secara umumnya, MIS terdiri dari beberapa sub-sistem yang memberikan tumpuan untuk tugas dan fungsi tertentu seperti contoh Perakauanan, Sumber Manusia dan Pemasaran. Sebagai contoh untuk Pemasaran terdiri dari beberapa sub-sistem yang berkaitan dengan penjualan, pembelian dan lokasi buku di dalam gudang. Input untuk MIS dihasilkan daripada data dalaman yang diperolehi melalui Sistem Pemprosesan Transaksi (TPS) dan data luaran iaitu daripada vendor dan pembekal. Pengurusan Sistem Maklumat (MIS) adalah direka untuk memberi maklumat yang tepat dan berkesan dalam menyokong perancangan dan pengurusan kawalan data. Sistem ini digunakan untuk membuat keputusan, menyelesaian masalah, penyeliaan aktiviti dan pengesanan kemajuan. Di antara kelebihan menggunakan sistem ini adalah membuat rekod dengan mudah, penjanaan laporan pesat, integrasi mudah, memaksimumkan maklumat dan laporan secara konsisten dan terkini, memperbaiki masa tindakbalas dan kertersediaan, peningkatkan produktiviti tenaga kerja, peningkatkan pengurusan risiko, anggaran, pengurusan keperluan, analisa dan pengurusan data dengan lebih baik. Sistem ini memberikan tiga jenis maklumat iaitu:
a) Maklumat terperinci – pengesahan aktiviti pemprosesan transaksi.
b) Ringkasan maklumat – Yang menggabungkan data ke format yang boleh disemak dengan cepat dan mudah.
c) Maklumat pengecualian – Untuk menapis data yang bukan dalam keadaan normal.
Kesemua data tadi diagihkan kepada pengurus dalam tiga kategori:
a) Laporan berkala – iaitu dihasilkan selepas masa yang tertentu atau mengikut jadual yang ditetapkan seperti harian, mingguan dan bulanan.
b) Laporan yang diminta – dihasilkan apabila diminta oleh pengurusan atasan atau pelanggan. Contoh laporan penjualan buku harian atau pembelian buku-buku baru.
c) Laporan yang tidak dijangka – dihasilkan secara otomatik apabila berlakunya peristiwa yang tidak dijangka yang jarang atau tidak pernak berlaku dan memerlukan tindakan segera pihak pengurusan.
Tujuan laporan yang ditulis ini adalah untuk memberi cadangan kepada DC Bookshop (DCB) untuk menggunakan MIS bagi tujuan mengesan buku-buku dalam kedai buku termasuk proses penerimaan stok buku-buku baru,pergerakan buku-buku dari satu seksyen ke seksyen lain, dan penjualan buku di kaunter kedai. Juga akan dibincangkan kemungkinan masalah-masalah yang dihadapi oleh DCB sekiranya tidak menggunakan MIS. Selepas itu pula penerangan untuk proses dan carta aliran baru untuk pengesanan buku dalam kedai DCB dengan penggunaan MIS. Ini termasuk juga perbincangan berkaitan Perancangan Strategi Sistem Maklumat (IS) yang perlu dilakukan oleh pengurusan atasan DCB untuk menyokong MIS itu.
DCB merupakan kedai buku yang telah memulakan operasi pada tahun 1995 dan bertempat di sebuah bangunan 3-tingkat di Kuala Lumpur. DCB menjual pelbagai buku dalam pelbagai bahasa. Pihak pengurusan tertinggi DCB telah mengenalpasti salah satu fungsi MIS dan memutuskan untuk membuat Perancangan Strategik Sistem Maklumat (IS) bagi MIS tersebut.

2.0 Masalah-Masalah Yang Mungkin Akan Dihadapi Oleh DCB Tanpa Menggunakan MIS Tanpa MIS, DCB menghadapi masalah dalam penjejakan buku-buku di dalam kedai kerana dibahagikan kepada dua bahagian iaitu gudang penerimaan stok buku-buku baru dan penyimpanan serta bahagian kedua bahagian jualan iaitu bahagian utama. Bahagian jualan ini adalah tempat di mana buku-buku dipamerkan kepada pelanggan untuk dibeli.
Masalah-masalah yang DCB hadapi pada masa ini adalah mereka tidak mempunyai sistem maklumat yang lengkap dan komprehsif untuk menyemak dan mengetahui sama ada buku-buku dengan tajuk-tajuk tertentu masih terdapat di gudang atau telah dipindahkan ke bahagian utama. Masalah lain adalah pihak pengurusan tidak mengetahui jumlah terkini buku-buku yang terdapat di kedua-dua bahagian. Maka dengan itu maklumat stok terkini tidak diperolehi oleh pengurusan utnuk membuat langkah seterusnya. Disebabkan oleh ketiadaan sistem yang diperlukan maka DCB menghadapi masalah dalam membuat pengiraan stok-stok terkini di kedua-dua bahagian menjuruskan masalah kehabisan stok di DCB.
Sekiranya pekerja gudang terlupa lokasi diletakkan buku tersebut, maka untuk mengesannye kembali akan mengambil masa yang agak lama. Seterusnya sekiranya ada pekerja yang baru diambil bekerja dan tidak tahu selok belok tempat penyimpanan, maka masalah untuk menjejaki dan mengambil buku tersebut akan mengambil masa dan tenaga dibazirkan di sini.
Masalah ini juga menjejaskan nama baik DCB kepada pelanggan yang selalunya memerlukan buku-buku tertentu dalam masa terdekat atau yang tersedia ada di kedai tersebut. Para pelanggan juga akan tidak berasa puas hati sekiranya DCB menyebabkan kelewatan kepada stok buku yang mereka tempah. Oleh kerana itu DCB amat memerlukan satu sistem yang terbaik bagi menyelesaikan masalah-masalah tersebut bagi menjaga pelanggan mereka serta memperkemaskan lagi rekod stok mereka.
Selain itu DCB juga tidak mengetahui rekod jualan dan trend buku-buku yang diminati oleh pelanggan. Ini adalah kerana tidak mempunyai data pegurusan maklumat yang membolehkan mereka mengetahui trend masa kini dan juga meramal trend yang akan datang.
Dan yang paling penting adalah pihak pengurusan DCB tidak mengetahui jumlah stok buku-buku mereka yang banyak dengan lebih tepat dan lebih terperinci kerana berada di merata bahagian yang berasingan. Ini adalah kerana mereka tiada satu sistem yang dapat memberikan maklumat itu serta yang dapat mengeluarkan laporan yang tepat untuk mereka mengetahui lokasi dan jumlah stok buku terbabit. Kesimpulannya,pengurusan atasan DCB memerlukan satu sistem yang terbaik bagi menyelesaikan masalah-masalah yang mereka hadapi sekarang dan juga bersedia untuk masa akan datang.

3.0 Proses/Carta Alir Baru Untuk Penjejakan Buku-Buku Oleh DCB Menggunakan MIS. Tanpa mengira apa jua teknologi penjejakan, matlamat akhhirnya adalah untuk mencari cara yang mudah dan cepat untuk mengesan barang. Aplikasi pengesanan adalah asas yang penting dalam mengesan barangan, kereta, pengurusan aset, rangkaian sosial, atau pengurusan seumber mudah alih dan sebagainya. Oleh kerana ini masalah pengesanan dan penjejakan buku yang dihadapi oleh DCB boleh dielakkan dan juga DCB boleh mempertingkatan sistem untuk memeriksa inventori syarikat dan kadar jualan mereka dari masa ke masa dengan lebih berkesan.
Syarikat DCB boleh menggunakan pelbagai sistem untuk manfaat dan menyelesaikan masalah mereka dalam penjejakkan atau penegesanan buku-buku mereka serta masalah berkaitan stok mereka.
Sistem yang dicadangkan untuk DCB adalah sistem Bar Kod atau Tag Pengecam Frekuensi Radio (RFID) iaitu tag kecil yang boleh dibaca pembaca tanpa wayar. Ia digunakan untuk mengesan dan menguruskan aset seperti buku, dokumen bercetak atau produk makanan. Tag RFID mempunyai beberapa kelebihan berbanding bar-kod: contohnya tag RFID boleh dibaca walaupun ia dilalui berhampiran pembaca, jadi tidak perlu meletakkan item itu sebagai tepat seperti apabila membaca kod bar. Selain itu tag RFID boleh dibaca apabila mereka terlindung atau tidak kelihatan - tag boleh dibaca walaupun ia di dalam kotak, karton atau bekas. Akhir sekali pengesan boleh membaca beberapa tag RFID pada sesuatu masa - tidak seperti kod bar, yang hanya boleh dibaca pada satu masa.
Tetapi Bar Kod adalah mudah dan murah berbanding RFID yang kosnya agak tinggi. Maka DCB boleh memilih cara yang terbaik untuk mereka. Di antara kelebihan dan kebaikan yang boleh DCB perolehi dengan menggunakan MIS adalah:
• Mengurangkan kehilangan dan proses mencari buku-buku.
• Peningkatan automasi proses – peningkatan masa sebenar yang tepat ke dalam pergerakan bahagian-bahagian dan bahan-bahan yang membolehkan pengeluaran dibuat lebih cekap.
• pengesanan tepat lokasi buku-buku dan laporan terkini.
• keselamatan dan kemudahan lebih baik untuk pekerja di setiap bahagian.
• Peningkatan penggunaan aset – inventori yang lama dapat dikesan dan dialihkan.
• Peningkatan produktiviti - masa tidak dibazirkan mengesan buku-buku. Sistem maklumat pengurusan (MIS) adalah satu sistem maklumat yang dapat berfungsi pada semua peringkat pengurusan. Pengurusan sistem maklumat digunakan di peringkat pengurusan organisasi, menyediakan pengurus dengan laporan dan sering akses dalam talian kepada prestasi semasa organisasi dan rekod sejarah. Biasanya, MIS lebih kepada secara eksklusif untuk dalaman, data-data terkini dan maklumat tertentu. MIS digunakan sebagai fungsi merancang, mengawal, dan membuat keputusan di peringkat pengurusan. Secara umumnya, mereka bergantung kepada urus niaga asas sistem pemprosesan data mereka. MIS juga akan merumuskan dan melaporkan kepada syarikat itu berkaitan operasi asas. Pihak pengurusan akan mendapat akses kepada data organisasi melalui MIS , yang menyediakan mereka dengan laporan yang sesuai. MIS biasanya menjana laporan untuk pengurus dalam mingguan, bulanan dan tahunan, walaupun sesetengah MIS membolehkan pengurus untuk mengambil dan melihat setiap hari atau data setiap jam jika diperlukan. MIS umumnya memberi jawapan kepada soalan-soalan rutin yang telah ditetapkan terlebih dahulu dan mempunyai prosedur yang telah ditetapkan untuk menjawab mereka. Sebagai contoh, laporan MIS mungkin bandingkan jumlah angka jualan tahunan bagi produk tertentu kepada sasaran yang dirancang.
Sistem Pemprosesan Transaksi adalah sistem operasi peringkat di bahagian bawah piramid. Mereka biasanya dikendalikan secara langsung oleh pekerja kaunter kedai atau kakitangan barisan hadapan seperti penerimaan di gudang, yang menyediakan data utama yang diperlukan untuk menyokong pengurusan operasi. Data ini biasanya diperolehi melalui pengesanan automatik atau separa automatik aktiviti tahap rendah dan urus niaga asas. Kod bar digunakan untuk membaca data dan memasukkan ke pengkalan data yang dinamakan Sistem Pengurusan Gudang (WMS). Kod Bar akan dibaca menngunakan pengesan Kod mudah alih sekiranya buku tersebut dialihkan ke lokasi lain dan data terus dibaca oleh pengurus melalui sistem. Bagi DCB, MIS yang dicadangkan boleh digunakan untuk proses penerimaan stok buku-buku baru, penjejak buku-buku dari satu bahagian ke bahagian yang lain, jualan buku di kaunter serta memberi rekod dan data yang terkini untuk inventori. Data-data yang terkumpul juga boleh digunakan sebagai maklumat untuk merancang langkah yang seterusnya seperti rancangan jangka pendek dan jangka panjang syarikat. Langkah pertama adalah apabila stok buku-buku baru sampai, pekerja di bahagian gudang akan memasukkan data setiap buku tersebut dalam data dengan menggunakan sistem kod bar. Segala maklumat buku dibuat menerusi sistem program Kod Bar dan segala maklumat akan dimasukkan ke dalam komputer dan dimasukkan ke dalam pengkalan data. Maklumat tentang jumlah stok, lokasi, nama tajuk buku dan lain-lain akan dimasukkan oleh pekerja di bahagian stor. Selepas itu buku-buku titu diletakkan ke lokasi yang telah diagihkan. Apabila pekerja ingin mengeluarkan buku ke bahagian lain maka buku itu akan direkodkan lagi. Ini dilakukan dengan menggunakan teknik pengimbasan ( scanning). Program dalam MIS akan merekodkan pula maklumat terbaru berkaitan lokasi dan jumlah stok terkini. Seterusnya apabila buku tadi dikeluarkan dari gudang, maka pekerja tersebut akan mengimbas kod bar tadi dan sistem akan merekodkan buku tadi telah dikeluarkan daripada gudang. Seterusnya buku tersebut akan dihantar ke bahagian jualan kaunter di di mana pekerja di bahagian ini akan pengimbas kod bar tadi. Di sini sistem akan merakamkan bahawa buku tersebut telah di keluarkan dari gudang dan dihantar ke bahagian jualan. Maklumat tersebut akan disimpan di dalam sistem yang merekodkan bahawa buku tadi telah dialihkan dari bahagian gudang ke bahagian jualan dan stok dibahagian gudang telah dikeluarkan. Di dalam kod bar tersebut juga dimasukkan maklumat lokasi buku diatur dan disimpan oleh pekerja dan memudahkan pekerja terbabit untuk mencari dan menjejak buku tersebut. Laporan akan dijana pada setiap hari atau setiap minggu mengikut kehendak pengurusan bagi memeriksa stok buku-buku yang sedia ada serta stok buku yang perlu dibeli lagi. Oleh kerana ini masalah pengesanan dan penjejakan buku yang dihadapi oleh DCB boleh dielakkan dan juga DCB boleh mempertingkatan sistem untuk memeriksa inventori syarikat dan kadar jualan mereka dari masa ke masa dengan lebih berkesan. Akan tetapi walaubagaimana canggih dan maju sistem itu sekalipun, orang atau pekerja adalah aset yang penting untuk menentukan kejayaan sistem itu. Sistem itu akan berjalan lancar dengan adanya pekerja-pekerja dan pengurusan yang sentiasa fokus kepada objektif dan kejayaan syarikat. Gambarajah di bawah menunjukkan cara proses dan carta bagaimana MIS ini digunakan.

Rajah 1: Proses/Carta Alir Baru Untuk Penjejakan Buku-Buku Oleh DCB Menggunakan MIS. Seterusnya untuk menjejak buku-buku yang diperlukan, pekerja hanya perlu masukkan judul buku dalam sistem, maka semua maklumat akan keluar di paparan skrin komputer mereka. Ini termasuk lokasi rak di kedai jualan mahupun buku itu masih terdapat di dalam gudang penyimpanan. Untuk pengurusan atasan pula, maklumat judul buku yang perlu dipesan atau disimpan boleh didapati melalui pengkalan data dengan program tertentu di dalam MIS. Dengan itu mereka tidak perlu lagi membuat kiraan stok atau anggaran secara manual disebabkan laporan telah disediakan oleh MIS di DCB .

4.0 Gambarajah Carta Aliran untuk MIS bagi syarikat DCB.

Untuk langkah pertama adalah melalui transaksi atau kemasukan data iaitu pekerja di gudang akan memasukkan data ke dalam sistem untuk dibuat Kod Bar pada setiap buku yang diterima. Kod bar ini mempunyai segala maklumat yang telah diterangkan sebelum ini. Seterusnya data akan dimasukkan ke dalam Sistem Pemprosesan Transaksi
Seterusnya Kod bar tadi akan diimbas sekiranya buku tersebut di bawa keluar dari gudang ke bahagian lain. Di sini stok buku di gudang dan di kaunter telah berubah. Ini ditunjukkan di dalam MIS. Laporan akan dikeluarkan oleh pengkalan data berkaitan dengan jumlah stok di bahagian terbabit.
Seterusnya apabila buku tersebut dijual maka sistem akan merekodkannya dan maklumat tadi terus dimasukkan ke dalam pengkalan data DCB. Ini membolehkan pengurusan mengetahui dan mengemaskini maklumat yang mereka dapati dari MIS.

Maklumat, laporan dan data

5.0 Perbincangan Berkaitan Perancangan Strategik Sistem Maklumat (IS) Bagi MIS Tersebut Maklumat adalah satu faktor penting dalam menentukan kejayaan atau sebaliknya untuk sebuah organisasi. Dalam hal itu, objektif syarikat hendaklah selari dengan kecekapan dalam penggunaan dan pengurusan maklumat supaya ia berfungsi dengan cekap dengan pengeluaran optimum untuk syarikat. Keperluan maklumat untuk DCBadalah berdasarkan analisa keperluan maklumat untuk penjejakan dan pengesanan buku-buku di bahagian gudang, stor dan kaunter. Dalam usaha untuk syarikat mencapai maklamat ini, rekabentuk maklumat sesuai amat diperlukan . Seni bina maklumat adalah pemetaan keperluan maklumat syarikat DCB, hala tuju, pengurusan dan pelaksanaan untuk sekarang dan juga masa akan datang. Namun kesedaran dan pelaksanaan teknologi maklumat ini memerlukan sokongan infrastruktur tertentu yang melibatkan peralatan dan perisian.
Perancangan strategik Sistem maklumat ini melibatkan secara langsung pengurusan peringkat atasan DCB dalam usaha bagaimana MIS itu:
a) Selaras dengan perancangan strategik kedai buku itu.
b) Dalam menyediakan keperluan perkakasan teknoligi maklumat untuk membolehkan pengguna, aplikasi dan pengkalan data dirangkaian dan disepadukan.
c) Membuat bajet untuk menentukan sistem yang sesuai dan berfungsi dengan baik pada setiap masa.

5.1 Lima komponen yang diperlukan oleh DCB untuk Perancangan Strategik Sistem Maklumat Untuk DCB menjayakan rancangan berikut maka terdapat lima komponen penting bagi menghasilkan satu sistem yang bersepadu ;
a) Perkakasan (Hardware)
b) Perisian ( Software)
c) Data
d) Prosedur
e) Pekerja

Berikut adalah cadangan DCB untuk infrasturktur dan hubungkait di antara syarikat, objektif syarikat dan perkakasan.

Rajah 3 : Senibina infrasturktur IT dan hubungkait di antara syarikat, objektif syarikat dan perkakasan.
5.1.1 Perkakasan Perkakasan merujuk kepada kategori peralatan iaitu senibina maklumat termasuk komputer, pengkalan data, rangkaian, internet dan juga peralatan sokongan sepertiperanti input dan output, mesin pengimbas, mesin pembaca kod bar dan juga alat telekomunikasi. DCB memerlukan satu bajet yang di dalam kemampuan mereka untuk menyediakan pekakasan yang diperlukan oleh syarikat.
Senibina Maklumat merujuk kepada pemetaan maklumat yang diperlukan oleh DCB, halatuju tersebit, pengurusan dan pelaksanaan untuk masa sekarang dan mas akan datang.
Pengurusan DCB perlu memikirkan langkah-langkah yang konkrit untuk syarikat menyelesaikan masalah pengesanan dan kehilangan buku di dalam gudang serta juga mengetahui infrasturktur berkaitan peralatan dan perisian.

5.1.2 Perisian Perisian adalah berkaitan dengan program komputer dan manual yang menyokong sistem itu. Program komputer adalah arahan yang boleh dibaca oleh mesin dan alatan peranti yang disambung secara terus kepada sistem bagi menghasilkan maklumat pada masa itu juga. Data yang terhasil boleh dibaca dan akan disimpan dalam pengkalan data.
5.1.3 Data. Data merupakan input fakta-fakta yang digunakan oleh program-program perisian bagi mendapat dan mengumpulkan maklumat yang berguna. Seterusnya maklumat ini mudah untuk didapati dan dilihat oleh penguna untuk mendapatkan status terkini DCB. Data-data ini akan disimpan di dalam pengkalan data untuk kemudahan dan laporan.

5.1.4 Prosedur. Prosedur merupakan dasar-dasar dan langkah-langkah yang mengawal operasi sistem komputer. Prosedur ini adalah untuk pekerja dan perisian adalah untuk perkakasan adalah menggambarkan hubungan antara sistem dan manusia. DCB memerlukan prosedur yang tepat bagi setiap maklumat dapat dimasukkan dan dapat diakses dengan cepat.

5.1.5 Pekerja. Setiap sistem yang terkini dan terbaik juga memerlukan pekerja/pengguna yang baik untuk menjadikan sistem itu berfungsi dengan betul. Maka DCB hendaklah menyediakan pengetahuan dan kemahiran yang perlu bagi pekerja mereka di setiap peringkat untuk memastikan kelancaran sistem mereka. Latihan, kursus dan pengetahuan yang berguna itu diterjemahkan dalam tugasan mereka harian untuk mencapai objektif syarikat.

5.2 Ketersediaan infrastruktur IT bagi menyokong halatuju, pengurusan DCB dan pelaksanaan. Oleh kerana lokasi DCB yang terletak di pusat bandaraya maka Ketersediaan infrastruktur IT tidak menjadi masalah kepada mereka. Di lokasi tersebut kemudahan untuk capaian IT seperti internet dan sistem rangkaian amat mudah diperolehi. Pada masa ini persoalan sama ada, ketersediaan infrastruktur IT adalah cukup untuk menyokong hala tuju, pengurusan DCB dan pelaksanaan mengesan buku-buku di kedai buku, untuk sekarang dan untuk masa depan perlu difikirkan oleh pengurusan DCB. Untuk infratuktur di gudang dan bahagian jualan ini, DCB akan menyediakan satu rangkaian yang bersepadu yang terus dihubungkan ke pengkalan data. Sistem operasi yang perlu ada di DCB adalah berkaitan dengan MIS dan juga apa dikehendaki dengan tujuan utama DCB iaitu menyelesaikan masalah yang dihadapi seterusnya selaras dengan objektif syarikat.
Penggunaan komputer peribadi, alat pengimbas tangan mudah alih, mesin pencetak, mesin pengimbas di kaunter serta juga kelengkapan rangkaian untuk sistem intranet dan internet amat penting bagi menjayakan ini. DCB juga boleh mencari sistem yang sesuai dengan membuat kajian dan juga analisa berkaitan sistem itu dengan mengambil contoh syarikat atau organisasi yang menggunakannya. Pengurusan boleh memilih MIS yang sesuai dengan fungsi mereka dan dalam bajet yang ditetapkan. Oleh itu pengurusan perlu melihat lima komponen yang diperlukan oleh DCB untuk Perancangan Strategik Sistem Maklumat. Anggaran masa yang diperlukan oleh DCB adalah amat berkaitrapat dengan bajet mereka dan juga kepentingan sistem itu. Oleh kerana lebih banyak buku-buku dan stok di dalam gudang dan juga bahagian pameran maka pengurusan atasan perlu mengambil kira masa yang patut untuk melaksanakan penggunaan MIS. Kajian dan analisa juga dibuat secara menyeluruh dan teliti oleh pengurusan DCB bagi pelaksanaan MIS untuk masa sekarang dan masa akan dating

5.3 Sistem Infomasi Untuk Menyokong Pengurusan Taktikal Dan Perancangan Strategik Sistem Maklumat
Pengurusan taktikal biasanya digunakan oleh mengurusan pertengahan untuk membuat keputusan. Sistem ini berfungsi untuk mengumpul, menganalisa, membuat kesimpulan serta juga mengatur data dan maklumat untuk menjadikan ia berguna untuk membuat keputusan.
MIS yang DCB perlu di sini adalah seperti:
i) Sistem Otomasi Pejabat (OAS).
- Membantu dalam pelaksanaan tugasan pejabat dan operasi.
- Sebagai contoh Mesin Pengimbas mudah alih, pengimbas tetap dan juga perisian komputer. ii) Sistem Sokongan Membuat Keputusan
- Digunakan untuk pengurusan atasan dan pertengahan bagi membuat keputusan dengan pantas. iii) Sistem Sokongan Maklumat Eksekutif
- Sistem ini untuk menjaga laporan dan kesimpulan untuk pengurusan membuat pesanan baru atau penambahan stok di dalam DCB. iv) Sistem Maklumat Strategik.
- Digunakan untuk mencari peluang dan juga melihat apa juga keadaan perniagaan yang berlaku di dalam syarikat dan juga pasaran luar.

Kesimpulan.

Segala permasalahan penjejakan buku dan mengiraan inventori di DCB akan menjadi sejarah pada masa akan datang sekiranya pengurusan atasan DCB mengambil keputusan untuk mengunakan Sistem Pengurusan Maklumat (MIS). Masalah yang besar adalah dalam penjejakan dan pengesanan buku kerana DCB ada dua bahagian yang terpisah. Dengan penggunaan MIS, apa juga buku bukan sahaja dapat dikesan malah lokasi, jumlah inventori serta laporan jualan juga dapat diketahui dengan cepat. DCB perlukan satu Pengurusan Sistem Maklumat (MIS) adalah direka untuk memberi maklumat yang tepat dan berkesan dalam menyokong perancangan dan pengurusan kawalan data. Sistem juga boleh membuat pengiraan-stok bagi buku-buku mereka dari masa-ke-semasa di kedua-dua bahagian dan ini menjejaskan operasi kedai buku ini serta juga masalah kehabisan stok.
Perancangan Strategik Sistem Maklumat yang perlu difikirkan adalah selaras dengan perancangan strategik kedai buku itu, dengan perkakasan dan perisian yang tertentu dan di dalam lingkungan bajet yang ditetapkan. Untuk DCB menjayakan rancangan MIS tersebut lima komponen penting iaitu Perkakasan, Perisian, Data, prosedur dan pekerja (sumber manusia).
Lokasi DCB yang strategik membolehkan mereka mencari dan merancang infratruktur IT. DCB juga memikirkan dan menghalusi ketersediaan infrastruktur IT bagi menyokong halatuju, pengurusan DCB dan pelaksanaan. Seperti ntuk infratuktur di gudang dan bahagian jualan ini, DCB akan menyediakan satu rangkaian yang bersepadu yang terus dihubungkan ke pengkalan data juga penggunaan komputer peribadi, alat pengimbas tangan mudah alih, mesin pencetak, mesin pengimbas di kaunter serta juga kelengkapan rangkaian untuk sistem intranet dan internet amat penting bagi menjayakan ini.
Dan akhir sekali, Sistem Infomasi untuk menyokong pengurusan taktikal dan perancangan strategik sistem maklumat seperti sistem otomasi pejabat (oas), sistem sokongan membuat keputusan, sistem sokongan maklumat eksekutif dan sistem maklumat strategic yang perlu ada bagi meyokong operasi dan boleh digunakan untuk mencari peluang dan menganalisa keadaan perniagaan yang berlaku di dalam syarikat dan juga pasaran luar.…...

Similar Documents

Premium Essay

Management and Information Systems

...Chapter 4 Ethical and Social Issues in Information Systems LEARNING OBJECTIVES After reading this chapter, you will be able to: 1. Analyze the relationships among ethical, social, and political issues that are raised by information systems. 2. Identify the main moral dimensions of an information society and specific principles for conduct that can be used to guide ethical decisions. 3. Evaluate the impact of contemporary information systems and the Internet on the protection of individual privacy and intellectual property. 4. Assess how information systems have affected everyday life. CHAPTER OUTLINE 4.1 UNDERSTANDING ETHICAL AND SOCIAL ISSUES RELATED TO SYSTEMS A Model for Thinking About Ethical, Social, and Political Issues Five Moral Dimensions of the Information Age Key Technology Trends that Raise Ethical Issues ETHICS IN AN INFORMATION SOCIETY Basic Concepts: Responsibility, Accountability, and Liability Ethical Analysis Candidate Ethical Principles Professional Codes of Conduct Some Real-World Ethical Dilemmas THE MORAL DIMENSIONS OF INFORMATION SYSTEMS Information Rights: Privacy and Freedom in the Internet Age Property Rights: Intellectual Property Accountability, Liability, and Control System Quality: Data Quality and System Errors Quality of Life: Equity, Access, and Boundaries HANDS-ON MIS Developing a Web Site Privacy Policy: Dirt Bikes USA Achieving Operational Excellence: Creating a Simple Web Site Using Web Page Development Tools Improving Decision Making:......

Words: 20079 - Pages: 81

Premium Essay

Project Management for Information Systems

...Project Management for Information Systems Project Management for Information Systems Abstract Information systems (IS) projects are vulnerable to resource cutbacks and the increasing complexity of systems and advances in information technology make finding the right personnel difficult and the associated development costs high. Good project management is essential for success. Some alignment methodologies include IBM's business systems planning (BSP), Robert Holland's strategic systems planning, James Martin's (1989) information engineering and method/1 from Anderson Consulting. Critical success factors (Rockart, 1979) methodology focuses on identifying key information needs of senior executives and building information systems around those key needs. Williams, (1997) identified four steps to system planning. Earl (1989) proposed five alternate strategy frameworks which project managers should consider when deciding how the system will enhance the business function. Standard business......

Words: 3679 - Pages: 15

Premium Essay

Management Information System Assignment

...SCHOOL OF BUSINESS ISD 556: management information systems ASSIGNMENT: CASE STUDY: MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS AND E-COMMERCE COURSEWORK (30%) NAME INDEX NUMBER EVELYN BOAITEY PG7600212 PETER BONSU PG8373512 KELVIN KYEI TUFFOUR PG7605212 DATE: 2ND APRIL, 2013 A. All businesses share one common asset, regardless of the type of business. It does not matter if they manufacture goods or provide services. It is a vital part of any business entity, whether a sole proprietorship or a multinational corporation. That common asset is information. Information enables us to determine the need to create new products and services. Information tells us to move into new markets or to withdraw from other markets. Without information, the goods do not get made, the orders are not placed, the materials are not procured, the shipments are not delivered, the customers are not billed, and the business cannot survive. But information has far lesser impact when presented as raw data. In order to maximize the value of information, it must be captured, analyzed, quantified, compiled, manipulated, made accessible, and shared. In order to accomplish those tasks, an information system (IS) must be designed, developed, administered, and maintained. An information system is a computer system that provides management and other personnel within an organization with up-to-date information regarding the organization's......

Words: 2109 - Pages: 9

Premium Essay

Essay on Management Information System

...A report on: Management Information Systems TABLE OF CONTENTS Executive summary .................................................................................. 3 Introduction ..............................................................................................4 Discussion: How MIS impacts people issues within Hotel chain..................5 Disadvantages of MIS...............................................................................11 Conclusions..............................................................................................15 Recommendations...................................................................................13 Appendix 1..............................................................................................16 Appendix 2..............................................................................................17 References..............................................................................................18 EXECUTIVE SUMMARY This report examines what is a management information system (MIS). It describes the importance of MIS and how this impacts decision making within an organisation. The introduction sets out what is MIS and how it is generally employed in the smooth running of an organisation. The discussion section of this report examines the advantages and disadvantages associated with MIS issues and how management understanding of MIS is important in assisting......

Words: 4032 - Pages: 17

Premium Essay

Management Information System

...documents: Report this document View the PDF version Share on Facebook Examination Paper : Semester II IIBM Institute of Business Management Examination Paper MM.100 Management Information Systems Section A: Objective Type (30 marks) This section consists of Multiple choicequestions and Short Note type questions.  Answer all the questions.  Part one questions carry 1 mark each & Part two questions carry 5 marks each.  Part one: Multiple choices: 1.Management Information System is mainly dependent upon: a.Accounting b.Information c.Both ‘a’ and ‘b’ d.None of the above 2.The most important attribute of information quality that a manager requires is: a.Presentation b.Relevance c.Timeliness d.None of the above 3.Human Resource Information Systems are designed to: a.Produce pay checks and payrolls reports b.Maintain personnel records c.Analyze the use of personnel in business operations d.Development of employees to their full potential 4.Operational Accounting System include: a.Inventory control b.Cost accounting reports c.Development of financial budgets and projected financial statements d.None of the above 5.EIS stands for: a.Executive Information System b.Excellent Info System c.Excessive Information System d.None of the above 6.Intranet provide a rich set of tools for those people: a.Who are members of the different company or organization b.Who are members of the same company or...

Words: 3503 - Pages: 15

Premium Essay

Management Information System

...* Why do we need information system to run today’s business? Information system can be defined technically as a set of interrelated components that collect, process, store and distribute information to support decision making and control in an organization. Business involves those activities that involve production and distribution of goods and services in order to earn profit. Thus, with the help of proper information system higher profitability can be achieved in any businesses. Information system plays a vital role in order to run today’s business. It is considered as a backbone of a business as well as a foundation for conducting today’s business. Now-a-days, a company requires planned information system to enter a market and become a leader in the market. The challenges in business vary depending on the size of businesses. For smaller businesses, controlling operations and storing information are less complicated. As businesses grow, especially those intersecting with global relations, information systems are used to manage operations accurately without growing the number of employees. The growing supply chains require that software solutions be used in the following sectors: * Web-based ordering * Customer relationship management * Product configuration With the growth of a business, businesses have become much more complex. So in order to reduce such complexity information system helps businessmen as well as managers to simplify the tasks and achieve......

Words: 885 - Pages: 4

Premium Essay

Management Information Systems

...ASSIGNMENT 2: MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS Read the following case study and then answer Questions 1 - 5 which follow: DELL COMPUTER Michael Dell founded Dell in 1984 while he was still a college student at the University of Texas in Austin. From the beginning, Dell sold directly to_th_e final customer and built PCs to users' specifications. This basic business model has not changed over the years, although it has been modified and refined as the company has grown. Dell started with telephone sales of upgraded IBM compatible PCs, and then shifted to assembling and marketing its own brand of PCs in 1985. It provided customers with a 24-hour hotline for complaints and guaranteed 24- to 48-hour shipment of replacement parts. As its customer base grew, Dell also implemented a direct toll-free technical support line. In 1990, Dell shifted course when it began selling through retail outlets such as CompUSA, Circuit City, and Price Club. Revenues grew rapidly, but problems arose in managing what had become a billion-dollar company, and Dell experienced its first quarterly loss in 1993 (Dell, 1999). In 1994, Dell concluded that even though it was successful selling through retail channels, it was not making money doing so. Dell decided to withdraw from the retail market and return to its roots as a direct seller, a move that not only helped the company's profitability but also enabled it to put all of its efforts into executing the direct model. Dell also brought in a new chief......

Words: 2186 - Pages: 9

Free Essay

Management Information Systems

... 02 What are Information Systems (IS) An information system(IS) is typically considered to be a set of interrelated elements or components that collect (input), manipulate (processes), and disseminate (output) data and information and provide a feedback mechanism to meet an objective. Input Process Output 04 System Input (Example) • • This is a screen from the Student Management system in AAST In this screen Reg. no, pin code, semester, and year should be entered Entered here means that all data of Reg. no, pin code semester, and year are input to the system • System Output 06 • The system use inputs to make processes that result Outputs which are – Student registered courses, – The grade of each course – The semester GPA 03 • • • • Example of Information System One of the Obvious examples of information systems in our real life Fast Food Delivery system Sales system is supermarkets, pharmacies, shops Student Management System in AAST – This system will be our case in e-labs allover the semester because it’s the most familiar system with all of us. Let us Explain what is Information systems using the Student Registration system • Why do we need Database in information systems 08 • As we mentioned before that information systems must have an input ( which is data entered into the system) • The question now is how do these information is stored in the system? • We must have a place to store these information • This place......

Words: 457 - Pages: 2

Premium Essay

Management Information System

...Abstract 3 Introduction 3 Information systems 3 The Company 3 The roles information system plays in organizations pursuit of competitive advantage: 3 Competitive Strategies 3 Cost leadership 3 Differentiation 3 Innovation Strategy 3 Growth (including mergers and acquisitions) 3 Strategic Alliance 3 Business Eco-systems and Co-opetition (Competition & Cooperation) 3 The Competitive Forces Model 3 Information systems can improve overall performance of business units by promoting synergies and core competencies 3 Core competencies 3 Network-based strategies 3 Sustaining competitive advantage 3 Performing strategic systems analysis 3 Managing strategic transitions 3 Product differentiation 3 Focus on market niche 3 Strengthen customer and supplier intimacies 3 Conclusion 3 Recommendations 3 References 3 Abstract: Daily life today requires the use of information technology systems. Endeavour such as education, manufacturing, research etc, treat information systems as a need. Information system (IS) combines hardware, software, infrastructure and trained personnel to facilitate planning, control, coordination, and decision making in an organization.  Gaining competitive advantage is critical for company survival and success. Therefore, development and implementation of strategies to effectively counter the competitive forces is required. The solution is the application of Management Information System (MIS) as a critical......

Words: 2574 - Pages: 11

Premium Essay

Management Information System

...Management information system FedEx Corporation: Investing in Information Technology for Competitive Advantage in a Dynamic Global Environment. Having read this case, do you think Federal Express has been “strategic” in its deployment of IT resources? Support your position with relevant arguments from the case. According to Rolli, J. (2012) management information system is the process of efficient development of technological aspects to generate efficient set of knowledge and information demanded for division making. Information system is one of the basic resources used in any organization, but only the smart organizations knows how to convert it to a competitive advantage for them. According to Michael E. Porter, Competitive advantage was published in 1985 as the essential companion to competitive strategy, he has also shown that the goal of any business is to achieve a competitive edge over their competitors. FedEx is the best example for a success organization who converted information system into company competitive advantage. FedEx was founded by Frederick W. Smith in 1971. Therefore the answer to the question as Carter said: “The answer is absolutely yes.” IT investment strategy used in FedEx Company are incredibly unique comparing to other companies in the same market such as UPS and DHL. Knowing that UPS is a bigger company than FedEx which came second after UPS, but FedEx considered the leader company in innovation by using technology which then the...

Words: 843 - Pages: 4

Free Essay

Management Information Systems

...Management Information Systems: A Research Paper By Greg Butler Student ####### American Military University MC302 D002 Summer 07 October 23, 2007 Management Information Systems: A Research Paper Executive Summary. In April 2004, after a year of planning, preparation, and training, the City of La Quinta “went live” with an enterprise-wide, integrated information system for the first time in its 22-year history. For the roughly one hundred member staff, it was a revolutionary leap. Previously, each functional department had selected, purchased, and implemented its own best solution to facilitate day-to-day operations. The implementation of SunGard’s HTE NaviLine software required infrastructure improvements and behind-the-scenes setup. The result was several databases for common use among departments and several automation improvements to previous transaction processing systems. Functional departments, individually and collectively, are able to spend more time concentrating on serving customers and less time searching City Hall for a needed piece of information. Implementation in two final departments will lead to even better service, particularly for those in the development community. The system is challenging, but powerful by virtue of its use of a multi-platform IBM® System i™ server. It is moderately user-friendly by virtue of NaviLine’s Web browser interface. Several improvements are necessary to make the system truly great, but in its current state the......

Words: 2522 - Pages: 11

Premium Essay

Management Information System

...State University of New York Management Information Systems Module 3 Building and Managing Information Systems Assignment #9: Case Study: The U.S. Census Bureau Field Data Collection Project: Don’t Count on it Exclusive Summary: In April of 2006, the census Bureau awarded the Field Data Collection Automation (FDCA) contract to the Harris Corporation for $ 595.7 Million - a five year effort intended to automate and integrate major field operation for the 2010decennial. The U.S. Census Bureau Field Data Collection Automation (FDCA) program provided advanced, automated systems that streamlined the Decennial Census field operations. Harris Corporation served as the systems integrator, as well as providing overall program management for the FDCA program, as it delivered the following systems and services for the 2010 Decennial Census: * Mobile Computing—Applications and custom mobile computing hardware that enables data collection, GPS address verification, and administrative applications * Office Computing—Large, nationwide, reliable office and back office infrastructure deployment; geographically prioritized workforce management and operational status; automated decision workflow and dissemination * Security—Applications, procedures, and protocols necessary to secure confidential Census data * Telecommunications—Wireless connectivity to all Census offices and enumerators in the field * Support Services—Procuring, deploying, and maintaining......

Words: 1381 - Pages: 6

Premium Essay

Management Information System

...Class Lectures of Management Information Systems (MGT: 305) Introduction: System: System means interrelated set of elements. MIS: Management Information System means managing information resources in a systematic way. Chapter: 01 (Managing the Digital Firm) Q#01: Management challenges while building an information system: 1. 2. 3. 4. 5. Designing competitive and efficient system Understanding system requirements of global business environment Creating information architecture Determining business value of information system Designing system in such a way so that people can control, understand and use in a socially ethically responsible manner. Q#02: What is an information system? An information system is a set of interrelated components that collects, process, stores and distribute information to support decision making, coordination and control in an organization. In addition to supporting decision making, coordination and control information system may also help managers and workers analyzing problems, visualizing complex subjects and creating new products. Core Functions of Information System: INPUT PROCESS OUTPUT FEEDDBACK 1. Inputting 2. Processing a) Classify b) Arrange c) Calculate 3. Outputting 4. Feedback Q#03. What are the changes that occurred in the business world in the recent past? 1. Globalization 2. Industrial economies 3. Transformation of the enterprises 01.Globalization: Globalization is......

Words: 2113 - Pages: 9

Premium Essay

Management Information System

...the transformation. This requires both the thinking and analysis to compare current state to desired state and define the gap, and the execution capabilities to make the requisite changes happen. Other definition of organizational strategy is a plan for interacting with the competitive environments to achieve organizational goals (Daft, 1995, p. 49). To achieve the organizational strategy, the organization need to come up with some new technology that might help the organization. Technology is one of the central and most significant elements that related to effective operations management in an organization. Internet technology has a direct impact on companies, customers, suppliers, distributors and potential new entrants into an industry (Porter, 2001). Internet technology adoption and use contribute to the creation of competitive advantages (Del Aguila-Obra et al., 2002). Other than that information technology (IT) also can provide some help for organization. Alberto Carneiro, (2006), state in his journal that IT are related to financial services, manufacturing, transport, central government, consultancy, computer manufacturing, retail or wholesaling and publishing because they are depending on all the capacities of IT. The aim of this study is to recognize the technology and the factors that affecting adoption of technology in organization to achieve organizational strategy. A brief introduction telling about the organizational strategy and the technologies.......

Words: 11702 - Pages: 47

Premium Essay

Management Information System and Management

...and use of computer-based information systems that help businesses achieve their goals and objectives. Development:  Information systems are built for business professionals (you) to use.  You need to take an active role in specifying system requirements and in managing development projects to ensure that the system meets your needs and the organization’s needs. Use:  You need to learn how to use to accomplish your goals.  You have responsibilities for protecting security of system and data.  You have responsibilities for backing up data.  You will help in recover systems and data. • What is a System? Definition: A system is a group of components that interact to acheive some purpose (human body/ car)  System Thinking: look to all the components and try to find the best solution.  One-Dimension Thinking: not all the components are taken into consideration; we end up taking the wrong decision.  Example: Morocco, government has decided to make the legislation about the traffic tougher. But we still have many accidents. It was not the best decisions. They should have had adopted a system thinking by increasing the policemen salaries, improving infrastructures, making sure that people who get their driving license deserve it, basing the fines on the income of the drivers like they did in Finland. • What is IS? Definition: an assembly of hardware, software, data, procedures, and people that interact to produce information. 5 components framework:......

Words: 4270 - Pages: 18